.png){kind=small}
.png){kind=small}
Obelisk nv is een HR consultancy organisatie, actief in het begeleiden en versterken van organisaties, werknemers en werkzoekenden in hun veranderings- en ontwikkelingsproces.
We werken op maat leertrajecten voor bedrijven uit, we begeleiden werkzoekenden tijdens hun oriëntatie- en sollicitatieproces, we ondersteunen individuen in het denkproces rond hun loopbaan, en we begeleiden organisaties bij diverse uitdagingen die ‘mens-gerelateerd’ zijn zoals teamcoachings, leiderschapsontwikkeling, HR beleid.
Meer info? Lees onze visie en missie op www.obelisk.be!
Als projectcoördinator zorg je, samen met onze trainers en begeleiders voor het vlekkeloos verloop van onze projecten. Je bent verantwoordelijk voor de administratieve en organisatorische realisatie van de leertrajecten op maat en van onze HR consultancy opdrachten en een centrale contactpersoon voor alle betrokken partijen zoals docenten, collega’s, klanten en partners. We zoeken iemand die ons team voltijds (100%) kan ondersteunen, in Heverlee voor onbepaalde duur. Deeltijds werken is bespreekbaar.
Maandag start je de dag met het versturen van de facturen van vorige week & het aanvullen van het financieel overzicht. Daarna ga je aan de slag met allerhande vragen van klanten, deelnemers & trainers in de projectmailboxen. Vorig week ontvingen we het goede nieuws dat we een offerte gewonnen hebben bij een klant. Na lunch met de collega’s, start je dit nieuw traject administratief op. Je leest de offerte na & zorgt voor opvolging van de gemaakte afspraken. Je doet de nodige registraties in ons systeem, vraagt extra informatie op bij de klant & maakt een eerste datavoorstel op. Ondertussen beantwoord je ook allerhande vragen via de telefoon of verbind je door naar de juiste collega’s. De dag eindigt met een scrum met jouw team om zo de nieuwe opportuniteiten te behandelen & lopende opportuniteiten goed op te volgen. Jij leidt deze scrum in goede banen & bewaakt dat alle opportuniteiten een verantwoordelijke toegewezen krijgen. Je registreert dit ook correct in het systeem.
Dinsdag start je op met een kort online scrum-moment met de andere projectcoördinatoren. Hierin worden praktische zaken met elkaar afgestemd en worden de agenda’s bekeken zodat de telefonische permanentie die week vlot verloopt. Daarna ga je aan de slag met opleidingen in het open aanbod van een klant. Je zorgt dat de deelnemers tijdig de correcte praktische informatie ontvangen, je maakt & verstuurt intakes in Google Forms, je bevestigt locaties of geeft de nodige wijzigingen door. Om 12u30 is het tijd voor lunch met de collega’s. Na de lunch verwerk je een aantal inschrijvingen & evaluaties voor een open aanbod. Je vraagt de nodige aanwezigheidslijsten op & bezorgt deze aan de klant. Je ontvangt een nieuwe aanvraag via de website. Je stuurt deze door naar het team, bezorgt de persoon een antwoord & noteert deze alvast voor de scrum van donderdagavond. Je eindigt de dag met de voorbereiding van het evaluatieoverleg van donderdag. Dit doe je samen met de projectowner. Je hebt avondpermanentie en je werkt tot 17u00.
Woensdag start je wat vroeger want je hebt de ochtendpermanentie om 8u. Gelukkig ben je al vroeg aan de slag want je krijgt een externe trainer aan de lijn die laat weten dat ze te laat zal zijn. Je verwittigt de klant hiervan. Een offerte moet vandaag ingediend worden. Je hebt afgesproken met de inhoudelijke trekker dat je de offerte nog zal nalezen, een aantal administratieve formulieren invult & de offerte tijdig indient via de nodige kanalen. Je voorziet hiervoor de nodige tijd in jouw agenda. In de namiddag ga je door de mailboxen & beantwoord je vragen van klanten, deelnemers, collega’s,.. Er zijn o.a. een aantal planningswijzigingen die je moet doorvoeren in het systeem. Een aantal klanten hebben feedback gegeven op jouw eerste datavoorstel. Je gaat hiermee aan de slag & bezorgt alternatieve opties. Omwille van de ochtendpermanentie, eindig je je dag vroeg om 16:30.
Donderdag . Vandaag komen een aantal trainers langs op kantoor. Straks gezellig samen lunchen. 😊 Je maakt het nodige materiaal klaar voor hun komende trainingen. Om 10u heb je een overleg met een klant samen met de projectowner om de huidige werking te evalueren. Je zorgt voor het verslag & brieft de betrokken externe consultants achteraf via mail. Op de middag ga je samen met de collega’s lunchen in de bistro. Een koffietje & we kunnen er weer tegen voor de namiddag. Je ontvangt een telefoontje van een externe trainer. Zij is deze voormiddag voor de eerste keer een sessie gaan geven bij een nieuwe klant. Ze belt je even op om te vertellen hoe het gegaan is. Ondertussen heb je feedback ontvangen van een andere klant & is de voorgestelde planning goedgekeurd. Je zorgt voor de nodige registratie in het systeem & maakt de bestelbonnen op. De dag eindigt met een scrum met jouw team om zo de nieuwe opportuniteiten te behandelen & lopende opportuniteiten goed op te volgen. Jij leidt deze scrum in goede banen & bewaakt dat alle opportuniteiten een verantwoordelijke toegewezen krijgen. Je registreert dit ook correct in het systeem.
Vrijdag . ’s Ochtends vraagt een collega coördinator hulp in de chat. Er is een trainer onverwacht ziek & er moeten wat deelnemers opgebeld wordt. Je draagt je steentje bij & met deze team-effort is de taak snel afgehandeld. Daarna start je met het goedkeuren van prestaties in het systeem & het klaarzetten van de facturen van deze week. Daarnaast zijn we ook het einde van de maand & controleer je de prestaties van de externe consultants & maak je de nodige facturen op naar de klanten. Je behandelt de mailboxen & doet een paar telefoontjes naar klanten & trainers om een aantal zaken af te stemmen. Zo vliegt de tijd.
Yes, weekend!
Naast een sectorgericht loon en mooie extralegale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, laptop, maaltijdcheques, smartphone en bijbehorend abonnement, bouwen we ook graag aan jouw toekomst door opleidingen op maat aan te bieden en de kans om jouw carrière vorm te geven.
Je mag van ons het volgende verwachten:
Herken jij jezelf in dit profiel en ben je klaar om een belangrijke rol te spelen in het beheer van onze opleidingen? Stuur dan je CV en motivatiebrief of videoboodschap naar hello@kompose.be t.a.v. Katrijn Lietaer.
We kijken uit naar je sollicitatie!
Het Obelisk team.
