.png){kind=small}
.png){kind=small}
“Feedback is lastig. Zo ervaren veel medewerkers het geven en ontvangen van feedback.”, zegt Goele Vanhelmont. Goele is trainer soft skills bij Obelisk en aanspreekpunt in thema’s zoals feedback, assertieve communicatie en open feedbackcultuur. Ze verklaart in dit artikel de negatieve perceptie over feedback, legt de randvoorwaarden voor een feedbackcultuur bloot en gaat dieper in op het belang van de rol als ontvanger van feedback. Tot slot geeft ze inzicht in de opbouw van leertrajecten ‘feedback’, ontwikkeld door de trainers van Obelisk.
Waaraan denk jij wanneer je het woord ‘feedback’ hoort? Misschien krullen je tenen of mogelijks trekt de kleur uit je gezicht. Feedback wordt vaak gepercipieerd als iets negatief, toch heeft feedback net een heel positieve insteek.
“Ik hoor als trainer regelmatig hoe medewerkers feedback als iets lastig ervaren: zowel het geven als het ontvangen van feedback.” zegt Goele. “Feedback geven vinden ze lastig uit angst de relatie te schaden, hoewel dat volgens onderzoek onterecht blijkt. Daarnaast geloven mensen niet dat de ontvanger zijn of haar gedrag zal veranderen na feedback. Waarom zou je dan de moeite doen om problemen bespreekbaar te maken? Tot slot gaan mensen het ongemakkelijke gevoel dat bij feedback komt kijken liever uit de weg. Dit geldt niet alleen voor het geven van feedback, maar ook voor het ontvangen ervan. We zien het al snel als een persoonlijke aanval in plaats van een opportuniteit tot groei. Of toch wanneer we (nog) geen groei mindset bezitten.”
“Ik hoor als trainer regelmatig hoe medewerkers feedback als iets lastig ervaren: zowel het geven als het ontvangen van feedback.”
Je kan ook op een andere manier naar feedback kijken. Wanneer je feedback geeft, wil je iemand namelijk stappen vooruit laten zetten. Je laat iemand groeien in relatie tot jou, tot het takenpakket of tot de samenwerking. Daarnaast geef je niet enkel feedback als het niet goed gaat. Het is even belangrijk of zelfs van groter belang om je appreciatie te uiten over wat goed gaat. Feedback is daarom net iets positiefs en waardevols.
Van zodra je samenwerkt met mensen is feedback belangrijk: iedere persoon en ieder type organisatie heeft baat bij een feedbackcultuur. Deze voordelen uiten zich op drie niveaus: het individu, het team en de organisatie.
Feedback heeft in de eerste plaats een positieve impact op het werkgeluk van iedere medewerker. Dat stelt het Job Demands-Resources model (JD-R) (Schaufeli & Bakker, 2004) . Het model veronderstelt dat hoge werkeisen (job demands) leiden tot stressreacties, terwijl het beschikken van veel energiebronnen (resources) leidt tot hogere motivatie en productiviteit. Kortweg geeft het model antwoord op de volgende vraag: ‘Ervaren medewerkers plezier en betrokkenheid bij het werk of ervaren ze eerder spanningen?’. Feedback is een belangrijke energiebron en heeft daarom een positief effect op het individu, het team en de organisatie.
Als medewerkers zich meer betrokken voelen, dan plukt het team en de organisatie daar ook de vruchten van. Wanneer je zaken meer kan uitspreken, zowel in de positieve als in de negatieve zin, dan kijk je met een meer open blik naar alles wat er rond je gebeurt. Zo niet, dan blijf je op je eigen eilandje zitten. Medewerkers hebben zo het gevoel dat ze bijdragen aan het grotere plaatje van de organisatie.
Wil je een feedbackcultuur installeren in je organisatie dan is dit niet enkel de verantwoordelijkheid van de individuele medewerkers. En het creëren van dergelijke cultuur vraagt om meer dan een korte workshop over feedback. In een feedbackcultuur geven medewerkers elkaar voortdurend feedback, zonder dat dit per se na elke taak hoeft te gebeuren en zonder dat dit noodzakelijkerwijs resulteert in een gesprek van een halfuur. Het gaat erom dat medewerkers in een feedbackcultuur elkaar regelmatig op alle niveaus binnen de organisatie feedback geven, zowel waarderende feedback als feedback gericht op gedrag waarin je groei wil zien.
Dit soort cultuur vraagt om specifieke acties. Zowel organisaties als leidinggevenden dienen enkele randvoorwaarden te creëren, die de basis vormen van een feedbackcultuur. Een eerste randvoorwaarde is psychologische veiligheid (Edmondson, 2019): medewerkers moeten werken in een omgeving waar ze zich veilig voelen om zich uit te spreken en waar er geen angst heerst om fouten te maken. Het is de taak van de organisatie om deze veilige omgeving te creëren. Dat doe je als leidinggevende bijvoorbeeld door je zelf ook kwetsbaar op te stellen en zelf je fouten en tekortkomingen toe te geven.
Zowel organisaties als leidinggevenden dienen enkele randvoorwaarden te creëren, die de basis vormen van een feedbackcultuur.
Een tweede randvoorwaarde voor een feedbackcultuur is dat medewerkers feedback niet als een persoonlijke aanval zien, maar als een bijdrage aan hun persoonlijke ontwikkeling en vooruitgang. De juiste mindset is daarom van groot belang.
Als derde voorwaarde moeten medewerkers zich ook vaardig voelen in het geven en ontvangen van feedback. Zo kunnen ze zelfverzekerd bijdragen aan een cultuur waarin zaken openlijk bespreekbaar zijn. Deze 3 voorwaarden nemen we mee bij het uitteken van leertrajecten rond feedback.
Vaak draait een opleiding feedback hoofdzakelijk rond het geven van feedback: je zendt een boodschap uit naar een ander persoon. Dat is een logische start, maar in principe behandel je best altijd beide rollen. Je bent namelijk altijd met twee: je hebt een zender en een ontvanger van feedback. Hoe je als ontvanger reageert geeft een bepaalde dynamiek aan de dialoog. Schiet de ontvanger in de verdediging, kan dit de feedbackervaring voor beide partijen negatief kleuren. Daarom betrekken we liefst beide rollen in een leertraject over feedback.
“Het ontvangen van feedback krijgt gelukkig steeds meer aandacht binnen organisaties,” Geeft Goele nog mee. “Dit hangt nauw samen met het installeren van een groei mindset bij medewerkers. In de huidige economische context moeten organisaties flexibel zijn, aangezien ze geconfronteerd worden met uitdagingen van buitenaf. Deze uitdagingen hebben impact op zowel de organisatie als de mensen die erin werken. Een groei mindset is dan nodig om mee te evolueren met de organisatie.”
Heb je een fixed mindset dan geloof je dat wie je bent en wat je doet als persoon een vaststaand gegeven is. Het omgekeerde is waar bij een groei mindset: je gelooft dat je kan groeien, ontwikkelen en stappen vooruit kan zetten. Vanuit deze laatste mindset ontvang je feedback als een mogelijkheid tot groei en niet als een aanval op je persoon.
Een opleiding in feedback is voor iedere organisatie anders. Toch zijn deze onderdelen steeds aanwezig:
Dit alles steeds in een leertraject waar ervaringsleren centraal staat: deelnemers gaan aan de slag met realistische casussen om de feedback-technieken eigen te maken.
Afhankelijk van het bedrijf, kiezen onze trainers de onderdelen van het leertraject. De onderdelen zijn aan de ene kant afhankelijk van de duur van een traject: hoe langer het traject hoe meer leerdoelen je kan behandelen enerzijds en hoe meer je in detail kan gaan anderzijds. We rekenen minstens een halve dag voor het thema ‘feedback geven’ en een halve dag voor het thema ‘feedback ontvangen’. Hoe je omgaat met weerstand bij de ontvanger is, bijvoorbeeld, een extra thema en komt meestal aan bod in de meer uitgebreide leertrajecten.
We rekenen minstens een halve dag voor het thema ‘feedback geven’ en een halve dag voor het thema ‘feedback ontvangen’.
Aan de andere kant bepalen we de onderdelen op basis van de wensen van het bedrijf en/of de deelnemers van het traject. “Als trainers adviseren we de organisatie aan de hand van de uitgevoerde intakes.” voegt Goele toe. Uit de intakes bij de deelnemers en uit de bevraging van de organisatie komen vaak al enkele pijnpunten naar boven. Zo leggen we bij de ene organisatie bijvoorbeeld de focus op empathisch luisteren en bij de andere nemen we meer tijd voor de juiste mindset in feedback.
Wat vaststaat: open communicatie en feedback zijn voordelig voor je medewerkers, jouw team(s) en de hele organisatie. Onze trainers installeren de juiste mindset bij je medewerkers en maken hen vaardig in feedback geven én ontvangen. Vanuit de intakes worden ook de pijnpunten en uitdagingen van jouw specifieke organisatie mee betrokken in het leertraject. Wil je hierover in gesprek gaan? Via dit formulier contacteer je onze trainers met jouw specifieke vraag.
