.png){kind=small}
.png){kind=small}
Onboarding gaat verder dan een warm onthaal op de eerste werkdag. Het proces begint bij de kennismaking en loopt zes maanden tot één jaar na de effectieve opstart door. “Niet onlogisch,” zegt Helen Goovaerts. “Het duurt ongeveer acht maanden voordat mensen performant zijn in een nieuwe job.” Als business unit manager ontfermt zij zich deskundig over het hr-beleid bij Obelisk. We spitsen de oren voor haar praktische onboardingtips.
“De eerste indruk is enorm belangrijk. Dit bepaalt hoe nieuwe medewerkers in de toekomst naar je bedrijf kijken. Door aandacht te besteden aan het eerste contactmoment en de preboarding, laat je hen instappen met een positieve mindset. Bovendien is het wetenschappelijk bewezen dat onboarding hen langer aan boord houdt in je onderneming. Vandaag verlaat 33 % van de starters de werkvloer binnen zes maanden. Een financiële én psychologische opdoffer voor bedrijven! Enerzijds hebben ze geïnvesteerd in een kostelijk rekruteringsproces, dat niet het gewenste resultaat opleverde. Anderzijds heeft het vertrek een negatieve impact op de teamsfeer.”
“Absoluut! De jobtevredenheid ligt significant hoger na een succesvol onboardingproces. Nieuwe medewerkers voelen zich sterker betrokken, ervaren minder stress en zijn sneller ingewerkt. Ze hebben al vlug het idee dat ze een relevante bijdrage kunnen leveren aan de organisatie. Dat werpt natuurlijk zijn vruchten af op lange termijn.”
“Wij vertrekken steeds vanuit een onderbouwd onboardingmodel, dat drie verschillende sporen of tracks telt. Het eerste is het forming track, dat betrekking heeft op de cultuur en ongeschreven regels in een bedrijf. Lunchen de collega’s samen of eet iedereen apart aan zijn bureau? Mag je telefoneren in een landschapskantoor of zonder je je even af? Zeker wanneer nieuwe collega’s opstarten vanop afstand, is het belangrijk om die cultuur onder woorden te brengen, zodat ze zich vlot kunnen integreren.”
“Zeker, het samenwerken en netwerken zit omvat in de connecting track. Tijdens de eerste weken leer je je nieuwe medewerkers bij wie ze terechtkunnen met bepaalde vragen: van hr-administratie, tot IT-problemen. Zo vinden ze meteen hun weg in de organisatie. Als laatste hebben we de unfolding track, die zich toespitst op de vaardigheden en prestaties. Door opleidingsmogelijkheden aan te reiken, kunnen nieuwe collega’s hun competenties verder ontwikkelen en sterke resultaten neerzetten. Wie een onthaalbeleid uitstippelt, moet met elke track rekening houden.”
“In deze fase neemt je nieuwe medewerker psychologisch afstand van zijn vorige werkgever, maar hij kan nog geen connecties aanknopen met zijn nieuwe job. Mijn voornaamste tips? Duid alvast een peter of meter aan, die je nieuwe medewerker begeleidt tijdens zijn opstart: de bedrijfsmissie en -visie toelichten, hem rondleiden op de werkvloer … Werp zeker ook een blik op de kalender: misschien organiseer je binnenkort een bedrijfsevent of staan de feestdagen voor de deur. Met een uitnodiging of een kaartje in de bus doe je je toekomstige collega ongetwijfeld een groot plezier. Breekt de laatste week van zijn opzegperiode aan? Pols even hoe het afscheid bij de vorige werkgever verloopt.”
“Probeer de twijfels rond het onthaal zoveel mogelijk weg te werken. ‘Waar moet ik parkeren, breng ik mijn eigen lunch mee, staat mijn laptop klaar …?’ Stuk voor stuk vragen die een nieuwe collega zich stelt. Door hem op voorhand te informeren, verdwijnen bezorgdheden als sneeuw voor de zon.”
“Dat kan zeker. Vraag je toekomstige medewerker bijvoorbeeld om een foto van zichzelf of een leuke anekdote door te sturen. Zo wordt hij meteen geïntroduceerd bij de teamleden, en weten zij ook dat de eerste werkdag eraan komt. Of verras hem door een kleine attentie op te sturen, zoals een interessant boek met een persoonlijke boodschap van de leidinggevende. Vooral bij een digitale of hybride onboarding is dit een aanrader.”
“Zorg voor een warme ontvangst, bijvoorbeeld door een ontbijt met lekkere koffiekoeken te serveren. Andere teamleden zullen graag binnenspringen om hun kersverse collega te ontmoeten. Sowieso is het belangrijk om een starter meteen te laten kennismaken met de mensen waarmee hij nauw zal samenwerken. Op dag één reik je ook de essentiële tools aan om de job uit te oefenen, zoals een laptop, een bedrijfswagen of beschermingskledij.”
“Laat je nieuwe medewerker een klein taakje afwerken, bijvoorbeeld enkele kennismakingsgesprekken met klanten inplannen. Tot slot schuift de teamleider, peter of meter best even mee aan tafel om terug te blikken op de eerste werkdag. “Wat vond je ervan? Heb je nog vragen?” Pols zeker naar feedback over het onthaalbeleid. Zo voelt je nieuwe collega zich meteen betrokken en gewaardeerd.”
“Prop de eerste werkdag niet té vol. We zien vaak dat starters een zee aan informatie en indrukken moeten verwerken. Het resultaat? Ze zijn volledig uitgeput wanneer ze thuiskomen. Beperk het onthaal van een nieuwe medewerker dus tot het introduceren van het team en de werkomgeving.”
“Ik raad aan om een interne roadmap op te stellen. Wat moet een persoon weten na de eerste week? Welke skills moet hij na twee maanden onder de knie hebben? Nadien kan je je activiteiten hierop afstemmen, in lijn met de functie van je nieuwe medewerker. Afwisseling is key! Informatie, klantenbinding, bedrijfscultuur … Zorg dat alle elementen tijdens de eerste maanden aan bod komen. Voorzie ook regelmatig korte check-ins met de leidinggevende, meter of peter. Zo kan je snel inspelen op eventuele vragen of bezorgdheden.”
“Veel bedrijven laten nieuwe medewerkers vanaf minuut één zelfstandig functioneren, terwijl starters net verlangen naar regels en structuur. Door hen de juiste handvaten aan te reiken, zullen ze sneller autonoom functioneren. Verder mag je het onthaal niet loskoppelen van de andere hr-facetten. Minder retentie na een sterke onboarding? Niet noodzakelijk! Wie een fout beeld van de werkplek of het takenpakket schetst tijdens het rekruteringsproces, creëert een mismatch. Ook het onthaal zelf mag geen good news show worden. Sommige ondernemingen verwelkomen hun nieuwe medewerkers met toeters en bellen, maar boeten daardoor in aan authenticiteit. Houd het positief, maar realistisch.”
“We leren de onderneming grondig kennen. HR strategie, organisatiecultuur, manier van werken … De onboarding moet duidelijk in dezelfde lijn liggen. Vaak zijn er al enkele hr-initiatieven aanwezig, maar ontbreekt de rode draad. Het is aan ons om alle puzzelstukjes te bundelen. Stroken de huidige acties met de bedrijfsvisie en de andere hr-domeinen? Komen alle tracks voldoende aan bod? Wat werkt goed en wat kan beter? Feedback van recente starters is enorm waardevol om het onboardingproces te finetunen. Onze rol hierin gaat verder dan louter adviseren: wij spitsen onze theorieën toe op de klant en vormen een professioneel klankbord.”
“Is er een volledige workflow uitgewerkt? Dan moet die natuurlijk toegepast worden in de organisatie. Daarom duid je best een collega aan die de onboarding bewaakt, bijstuurt en in praktijk brengt. Dat kan een hr-medewerker zijn, of iemand met sterke interesse voor het topic.”
“Door de coronacrisis zijn hybride onboardings op de voorgrond getreden. Het online gedeelte kan gebeuren via een hippe onboardinggame. Medewerkers loggen in, doorlopen verschillende challenges en verzamelen punten. De ontmoeting met de collega’s organiseer je best wél face-to-face. Bedenk een toffe ijsbreker voor de eerste teammeeting: een vrolijke vakantiefoto meebrengen, hun gezin omschrijven, hun favoriete plekje op kantoor toelichten … Zo vermijd je een klassiek voorstellingsrondje, maar houd je het leuk en luchtig.”
De boeiende inzichten van Helen hebben ons helemaal geïnspireerd. We onthouden dat onboarding een intensief proces is, maar wél eentje dat loont op lange termijn. Op zoek naar een HR expert die een kritische blik op je onthaalbeleid werpt? Obelisk rolt graag haar expertise uit!
